Det er slutten av måneden. Mange av de ansatte sender inn utleggsforespørsler for lading av firmabilen hjemme. Halvparten av utleggsforespørslene er mangelfulle. Noen av dem gjelder lading som ble gjort for flere måneder siden, og ganske mange kom inn to dager etter fristen. Høres dette kjent ut?
Da er det på tide å automatisere refusjon knyttet til hjemmelading av firmabiler
I stedet for å kaste bort tiden til de ansatte, for ikke å snakke om tiden til økonomi- og regnskapsavdelingen, kan dere overlate alt til et automatisert system. Da blir alt fylt ut riktig, all lading blir dokumentert, de ansatte får refusjonen sin, og bedriften kan være trygg på at den ikke betaler for mye. Med CURRENT er det lekende lett å komme i gang. Slik fungerer det:
Bedriften tegner en avtale med CURRENT
Først tegner dere et abonnement hos CURRENT som dekker det antatte antall ansatte som skal ha refusjon. Løsningen fungerer blant annet med Charge Amps Luna og Zaptec Go. Har ikke de ansatte elbilladere? Da tilbyr vi også en installasjonspakke. Når abonnementet er tegnet, må systemet settes opp. Det er ikke vanskelig.
CURRENT-systemet installeres
Den ansatte trenger bare å koble elbilladeren sin til CURRENT. Det gjøres med noen få enkle trykk i dashbordet, og teknikerne våre er selvfølgelig tilgjengelige for å hjelpe til. Det høres kanskje vanskelig ut, men vår erfaring er at dette er noe alle – uavhengig av alder, erfaring eller forkunnskaper – kan klare. Når det er gjort, er det bare å lade.
De ansatte lader
Når dere bestiller Firmabillading fra CURRENT, får den ansatte en autentiseringsmetode for firmabilen, for eksempel et RFID-kort. Når dette kortet brukes, vil CURRENT-systemet registrere ladeøkten som lading av firmabil. Da blir ladingen loggført og dokumentert, slik at den kan refunderes og etterprøves ved behov. Alle ladeøktene samles opp i løpet av måneden, og refusjonsforespørsler sendes til avtalt tid.
CURRENT sender utleggsforespørsel og dokumentasjon
Når måneden er over, sender CURRENT-systemet automatisk en utleggsforespørsel til bedriften på vegne av den ansatte. Denne inneholder all firmabillading den ansatte har gjennomført med hjemmeladeren sin, samt nødvendig dokumentasjon. Bedriften trenger bare å betale regningen.
Bedriften betaler den ansatte direkte
Når bedriften refunderer hjemmeladingen, går pengene direkte til den ansatte. Pengene er aldri innom CURRENT. CURRENT leverer kun underlaget og automatiserer prosessen. Det betyr at det ikke oppstår ventetid som følge av prosesser hos CURRENT, og pengene går rett til den ansatte.
Med andre ord: Den ansatte lader, CURRENT dokumenterer, og bedriften betaler. Dette sparer mye tid og hodebry for alle involverte.
