Bedrifter trenger et system for elbillading, ikke en samling tilfeldige produkter. Helhet gir lavere admin, bedre kontroll og en flåte som faktisk fungerer i praksis.
Flere løsninger gir mer trøbbel (og dyrere drift)
De fleste bedrifter får trøbbel når de blander flere løsninger. Hjemmelading håndteres manuelt, én løsning tar seg av offentlig lading og en annen styrer ladere i garasjen. Hver løsning har egne brukere, rapporter, grensesnitt og pengeflyt. Resultatet er flere innlogginger, flere datasett, mer administrasjon og et tallgrunnlag ingen stoler på.
Større flåte gir flere feil
Når flåten vokser, vokser også feilmarginen. Det blir flere bilag, flere avvik, flere spørsmål og mer manuelt arbeid. Onboarding blir tyngre. Nye ansatte må lære flere apper, holde styr på flere kort og forholde seg til flere forskjellige rutiner. Når en nøkkelperson forsvinner, blir «sånn pleier vi å gjøre det» et problem.
Tre systemer gir tre ulike svar
Det som gjør mest skade, er at dere ender opp med ulike tall. Hva brukte flåten i forrige måned? Hva er kostnad per bil? Hvem lader mest og hvor? Når data kommer fra ulike leverandører med ulik logikk, blir sammenstilling en egen jobb og ofte et estimat.
Et samlet system er enklere å styre
Med én løsning følger alt samme struktur. Dere standardiserer hvordan dere jobber med lading på tvers av organisasjonen, får bedre oversikt og reduserer friksjon.
Når dere samler alt i CURRENT, får dere færre manuelle prosesser. Dere styrer brukere, biler og kostnader på samme måte uansett ladeform, på kontoret, depotet, på veien eller hjemme. Dere får dokumentasjon på tvers av hjemmelading, eksterne ladere og egne ladere. Dere kan hente ut rapporter som faktisk henger sammen.
Én regelbok gir samme kontroll overalt
Når alt er samlet, kan dere endre regler og rammer uten å bygge nye rutiner fra bunnen. Dere bruker samme system og samme logikk for betaling, kontroll og dokumentasjon overalt. Det gjør elbillading til en del av driften, ikke et sideprosjekt som må «passes på» i Excel.
Elbillading handler om kostnader og kontroll
For bedriften handler elbillading ikke bare om å «fylle» strøm. Dere må vite hvem som lader, hvilken bil de lader, hvor det skjer, hva det koster og hvem som skal betale. Dere må kunne fordele kostnader på riktig person, prosjekt eller avdeling. Dere må også dokumentere kostnaden på en måte som tåler ettersyn.
Når dere bruker flere systemer, blir dere avhengige av manuelle prosesser. Det kan være kvitteringer på e-post, Excel-ark, snittpriser og lokale «regler» som bare én person kan forklare. Det gir uforutsigbare kostnader og svakere intern kontroll. Det føles sjelden rettferdig for de ansatte fordi prosessen blir utydelig og tilfeldig.
Hjemmelading av firmabil er den største snubleblokken
Mange bedrifter vil at ansatte skal lade hjemme. Det er ikke så rart. Det reduserer mengden arbeidstid som går med til å lade bilflåten. Det er bra for drift, men det skaper krav til refusjon.
For å kunne refundere ladingen må dere kunne svare på hva den kostet, hvilken bil som ble ladet og hvorfor bedriften skal dekke dette. Uten gode data blir refusjon en diskusjon i etterkant, ikke en kontrollert prosess.
Unngå tvilsomme refusjonsmodeller
Mange benytter gjennomsnittsberegninger, men estimater og snittpriser gir feil tall. Punktum. Strømprisen og nettleien varierer fra time til time. I tillegg påvirkes kostnaden av hvor den ansatte bor og når det lades.
En ansatt kan også lade privatbil på samme hjemmelader. Da blir refusjonen feil eller udokumenterbar. Når dere betaler feil, setter dere både dere selv og den ansatte i en risikabel posisjon overfor skattemyndighetene. Dere får også en ordning som er vanskelig å forsvare hvis noen spør.
Den beste måten å refundere hjemmelading
CURRENT løser hjemmelading med faste steg hver måned. Systemet registrerer ladeøkter når de gjennomføres og knytter dem til riktig bruker og bil. Når den ansatte skal lade en firmabil, startes ladeøkten med ladekort eller gjennom CURRENT-appen. Da merkes ladeøkten som firmalading og dere unngår at den blandes med privat lading.
Ladeøkten dokumenteres, slik at dere kan følge prosessen hele veien fra forbruk til kostnad og refusjon uten å måtte kontrollere hver enkelt økt manuelt. Løsningen støtter hjemmeladere fra Easee og Zaptec. I tillegg kan CURRENT bistå med installasjon av nye elbilladere ved behov.
Hvorfor er det viktig å dokumentere forbruk?
Det er flere grunner til at dokumentasjonen er viktig. Den danner grunnlag for nøyaktige regnskapstall, fordelsbeskatning og kostnadskontroll. For å ha et godt grunnlag er det viktig å se på faktisk forbruk og faktisk kostnad på det tidspunktet en ladeøkt ble gjennomført.
Strøm har ikke en fast pris gjennom døgnet, selv ikke med Norgespris. Et refusjonsgrunnlag må ta hensyn til at kostnadene er variable. Når systemet bygger grunnlaget på målt forbruk, timepris og relevante tillegg, elimineres gjetting. Dere kan behandle refusjon som et standard bilag, ikke som en fiksjon. Det gjør det enklere å automatisere refusjonen gjennom lønn og å dokumentere beløpene i etterkant.
Uten automatisering blir dokumentasjonen et problem
Skal refusjon gjøres manuelt, blir skillet mellom firmalading og privatlading også en del av internkontrollen. Hvis dere ikke kan skille tydelig, må dere enten refundere all lading fra ladeboksen og håpe på det beste, eller kreve at den ansatte dokumenterer privatbruk og firmalading slik at det kan avregnes. Det er en dårlig løsning.
Derfor krever vår løsning at all firmabillading startes gjennom appen eller med ladekort. Det sikrer at dere refunderer riktig uten ekstra arbeid. Dere får færre feil, færre avvik og færre runder mellom leder, ansatt og økonomi.
Lading på farten blir fort komplisert
Neste utfordring er lading på farten. Her oppstår rot. Ansatte legger ut, kvitteringer forsvinner, noen fører feil og regnskap må bruke flere timer på å rydde opp hver måned. Dere mister oversikten over hva flåten faktisk bruker og dere får dårligere grunnlag for kostnadsstyring.
Når dere ikke ser helheten, er det lett å overse dyr lading, uheldige ladevaner eller at enkelte biler lader mer enn normalt. Det er ikke fordi noen «gjør det feil», men fordi systemet dere har gjør det umulig å gjøre det riktig.
All ekstern lading bør samles på firmakonto
En firmakonto samler all ekstern lading på én faktura. Ansatte finner ladepunkter i CURRENT-appen og starter lading med app eller ladekort. Bedriften får samlefaktura og de ansatte slipper å levere utlegg.
Dere kan følge forbruk og rapporter i CURRENT-dashbordet. Dere velger selv hvem som har tilgang, hvilke biler som er inkludert og hvordan kostnaden skal fordeles internt. Det gir kontroll uten kompliserte prosesser.
Firmakonto vs. Lading Firmabil
Firmakonto og Lading Firmabil dekker to ulike behov. Firmakonto passer når dere vil samle ekstern lading på én faktura og eliminere utlegg. Lading Firmabil passer når dere vil betale for hjemmelading av firmabiler, basert på faktisk forbruk.
Mange bedrifter trenger begge, fordi flåten lader på flere steder. Det kan være hjemme hos ansatte om natten, på eksterne ladere mellom møter og i garasjen når de ansatte er på kontoret. Når alt ligger i samme system, slipper dere å sammenstille tall fra flere leverandører før dere kan se totalen. Hos CURRENT har dere ett dashbord å forholde dere til.
Samle egne ladere også, så ser dere hele bildet
Til slutt kommer lading på lokasjoner dere selv eier. Det krever styring av drift og kapasitet. Dere må håndtere firmabiler, ansattes private biler og gjester, ofte på de samme laderne. Det betyr at dere må kunne sette ulike regler for ulike grupper.
Noen skal ha prioritet. Noen skal betale internpris. Noen skal betale som gjest. Hvis dere ikke har en tydelig modell, ender dere med kø, misnøye og regler som ikke lar seg håndheve.
Effekt, last og kapasitet (uten dyre overraskelser)
Et lokasjonssystem må også håndtere effekt og last. Dere vil utnytte kapasiteten dere har uten å utløse unødvendige effekttopper eller dyre investeringer i ny infrastruktur. Lastbalansering fordeler tilgjengelig effekt når mange lader samtidig og gjør at dere kan utnytte kapasiteten som allerede finnes.
Brukergrupper er nøkkelen til kontroll
Alt dette forutsetter at dere har mulighet til å sette opp brukergrupper med egne regler. Brukergrupper er nøkkelen til fungerende lokasjonslading. Dere kan ha én gruppe for firmabiler, én for ansatte og én for gjester, med egne priser, prioritet og tilgang.
Dette forenkler driften. Dere kan bruke samme pålogging, samme identifikasjon og samme rapportlogikk som dere allerede bruker for hjemmelading og lading på farten. Når logikken og verktøyene er de samme, blir opplæring enklere og feilraten lavere.
Rapporter dere faktisk kan styre etter
Solide rapporter er helt nødvendig. Rapportering gjør at dere kan følge kostnader og bruk over tid, totalt, per bil og per gruppe. Det gir grunnlag for å justere gjeste- og ansattpriser, endre tilganger eller bygge ut anlegget med flere ladepunkter før det blir et problem.
Når rapportene kommer fra ett system, slipper dere også å «oversette» data mellom leverandører. Dere kan se endringene dere gjør og effekten av dem uten å gjette.
Slik ruller dere ut et helhetlig system
Når dere har bestemt dere for at dere vil ha en enklere hverdag og ett system, blir neste spørsmål hvordan dette bør rulles ut.
Vår anbefaling er å starte med hjemmelading av firmabilene hvis dere vil fjerne mest manuelt arbeid. Lading Firmabil tar bort usikker refusjon og svak dokumentasjon. Dere får et standardisert grunnlag fra første måned.
Legg så på Firmakonto for å samle lading på farten og fjerne resten av utleggene.
Bygg til slutt lokasjonslading med grupper, prising og lastbalansering der dere trenger det. Da får dere kontroll trinn for trinn uten å stoppe driften.
Har dere et stort prosjekt med mange biler og elbilladere? Da hjelper vi dere gjerne med utrullingen, så dere får dette på plass raskt og riktig.
